구글시트를 쓰면서 데이터를 일일이 복사해서 옮긴 적 있으신가요?
아니면 설문조사 응답을 하나씩 정리해본 적은요?
사실 구글시트에는 이런 수작업을 줄여주는 기능이 이미 들어있는데, 의외로 모르는 분들이 많습니다.
오늘은 그중에서도 실무에서 바로 써먹을 수 있는 두 가지, IMPORTRANGE 함수와 Google Forms 연동에 대해 정리해보려고 합니다.
1. IMPORTRANGE — 다른 시트의 데이터를 자동으로 가져오는 함수
IMPORTRANGE는 말 그대로 다른 스프레드시트의 데이터를 내 시트로 가져오는 함수입니다.
예를 들어 팀원 A가 관리하는 매출 시트와 팀원 B가 관리하는 비용 시트가 따로 있다고 해보겠습니다. 이걸 하나의 대시보드에서 보고 싶을 때, 매번 복사 붙여넣기를 할 수는 없잖아요. 이때 IMPORTRANGE 함수를 쓰면 됩니다.
사용법은 간단합니다.
큰따옴표 안에 가져올 시트의 URL을 넣고, 그 다음에 시트 이름과 셀 범위를 적으면 끝입니다.
처음 사용할 때 '액세스를 허용하시겠습니까?'라는 팝업이 뜨는데, 허용을 눌러야만 데이터가 들어옵니다. 이걸 안 눌러서 #REF! 에러가 나는 경우가 진짜 많습니다.
제가 처음 이 함수를 쓸 때 가장 헷갈렸던 건 큰따옴표였습니다.
URL도 큰따옴표, 범위도 큰따옴표로 감싸야 하는데, 하나라도 빼먹으면 바로 에러가 나거든요.
그리고 URL 전체를 넣어야 합니다. 시트 ID만 넣는 게 아니라 https://docs.google.com/spreadsheets/d/... 형태의 전체 주소를 넣어야 합니다. 이 두 가지만 주의하면 나머지는 크게 어렵지 않습니다.
참고로 IMPORTRANGE를 QUERY나 FILTER 같은 다른 함수와 조합해서 쓸 수도 있습니다.
예를 들어 다른 시트에서 가져온 데이터 중 특정 조건에 맞는 행만 필터링하고 싶다면, =QUERY(IMPORTRANGE(...), "select * where Col1 = '서울'") 이런 식으로 쓸 수 있습니다.
다만 이렇게 함수를 여러개 중첩하면 로딩 속도가 느려질 수 있으니, 데이터양이 많을 때는 주의가 필요합니다.
실무에서는 이런 식으로 씁니다.
부서별로 따로 관리하는 시트를 하나의 종합 시트에 연결해두면, 각 부서가 데이터를 업데이트할 때마다 종합 시트에도 자동으로 반영됩니다. 문서가 열려 있으면 약 1시간 간격으로 자동 갱신되니까, 실시간까지는 아니더라도 충분히 유용합니다.
다만 한계도 있습니다. 한 번에 가져올 수 있는 데이터가 10MB를 넘으면 에러가 나고, 체감상 셀 5만~10만 개 정도가 안정적으로 작동하는 범위입니다.
그리고 하나의 시트에서 연결하는 소스 스프레드시트가 50개를 넘어가면 속도가 눈에 띄게 느려집니다.
따라서 소규모 팀이나 프로젝트 단위에서 쓰기에는 충분하겠지만, 회사 전체 데이터를 한곳에 모으려는 용도로는 좀 무리가 있습니다.
2. Google Forms 연동 — 설문 만들고, 응답은 시트가 알아서 정리
Google Forms와 구글시트의 연동은 제가 개인적으로 가장 자주 쓰는 기능 중 하나입니다. 설문을 만들면 응답이 자동으로 시트에 쌓이는 구조인데 설정 방법이 정말 간단합니다.
Google Forms에서 상단의 '응답' 탭을 누르고, 스프레드시트 아이콘(초록색)을 클릭합니다. '새 스프레드시트 만들기'를 선택하면 끝입니다. 그럼 누군가 설문을 제출할 때마다, 시트에 한 줄씩 자동으로 추가됩니다. 질문은 열 제목이 되고, 답변이 각 행에 채워지는 방식입니다.
타임스탬프까지 자동으로 기록되니 언제 응답했는지도 바로 확인할 수 있습니다.
설문 조사 외에도 쓸 수 있는 곳이 정말 다양합니다.
고객 만족도 조사, 행사 참가 신청, 사내 의견 수렴, 간단한 주문 접수까지. 특히 소규모 사업을 하시는 분들 중에 주문 폼을 Google Forms로 만들어서 쓰는 분들이 꽤 있는데, 시트에 자동으로 정리되니까 따로 주문 관리 프로그램이 필요 없는 셈입니다.
한 가지 팁을 드리자면, 시트에 쌓인 응답 데이터에 조건부 서식을 미리 걸어두면 편합니다.
예를 들어 "긴급"이라는 답변이 들어오면 해당 행을 빨간색으로 표시되게 해두면, 시트를 열었을 때 바로 눈에 들어옵니다.
설정 자체는 구글시트 기본 기능인 조건부 서식에서 할 수 있고, 한 번 걸어두면 새 응답이 들어올 때마다 자동으로 적용됩니다.
여기서 한 단계 더 나가면, 응답이 들어올 때 자동으로 알림 이메일을 보내는 것도 가능합니다.
기본 기능만으로는 안 되고, 'Form Notify' 같은 부가기능을 추가하면 특정 답변이 들어왔을 때만 메일을 보내는 조건부 알림도 설정할 수 있습니다.
예를 들어 만족도 조사에서 "매우 불만족"이라고 답한 경우에만 담당자에게 알림이 가게 하는 식이죠.
한 가지 아쉬운 점이라면, Google Forms 자체에는 조건에 따른 로직이 제한적이라는 것입니다. "A를 선택하면 이 질문으로, B를 선택하면 저 질문으로" 같은 기본적인건 가능하지만, 복잡한 자동화를 걸려면 결국 Apps Script를 써야 합니다.
이 부분은 다음 글에서 자세히 다뤄보겠습니다.
3. 두 기능을 같이 쓰면?
이 두 기능은 조합해서 쓸 때 가장 효과가 큰데요.
예를 들어, 각 지점에서 Google Forms로 일일 매출을 입력하면, 응답이 각 지점별 시트에 쌓입니다. 그리고 본사 시트에서IMPORTRANGE로 각 지점 시트를 연결하면, 별도 취합 작업 없이도 전체 현황을 한눈에 볼 수 있는 구조가 만들어집니다.
매번 '이번 주 실적 보내주세요'라고 요청하고, 받은 파일을 하나하나 일일이 수작업으로 합치던 시절을 생각하면 진짜 많이 편해진 겁니다.
물론 대규모 조직에서 쓰기엔 한계가 있지만 10명 내외의 팀이라면 이것만으로도 데이터 관리가 훨씬 쉽고 깔끔해질 겁니다.
다음 글에서는 구글시트를 더 확장해서 쓸 수 있는 방법!
유용한 부가기능 추천과 Apps Script 입문에 대해 다뤄보겠습니다.
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